Codice Etico del Gruppo
(In vigore dal 19 dicembre 2024, ultimo aggiornamento 19 dicembre 2024)
Indice
1. Premessa
2. Ambito di applicazione del Global Code of Conduct
3. Principi di condotta e valori di riferimento
3.1. Principio di legalità
3.2. Il rispetto della persona
3.3. Il rispetto della libera e leale concorrenza
3.4. Rispetto dell’ambiente
3.5. Tutela della pubblica sicurezza
4. Gestione aziendale e rapporti con gli stakeholder
4.1. Correttezza e completezza dell’informazione, anche finanziaria
4.2. Gestione delle risorse finanziarie e prevenzione del riciclaggio
4.3. Conflitto di interessi
4.4. Trattamento e riservatezza delle informazioni
4.5. Proprietà industriale, intellettuale e diritto d’autore
4.6. Utilizzo di beni e materiali aziendali
4.7. Utilizzo dei social network e rapporti con i media
4.8. Rapporti con i fornitori e controparti negoziali
4.10. Rapporti con le Istituzioni Pubbliche e le Autorità di Vigilanza
4.11. Omaggi, regalie e promozioni di iniziative
4.12. Sponsorizzazione e donazioni
4.13. Tutela della privacy
5. Sistema disciplinare
6. Segnalazioni di violazioni e di condotte illecite
7. Disposizioni finali
Glossario
Gruppo Dataflow (di seguito anche «DATAFLOW»)
Ne fanno parte la società residente DATAFLOW SECURITY SRL, la società spagnola DATAFLOW SPAIN, le società statunitensi DATAFLOW FORENSIC e DATAFLOW US.
Destinatari del Global Code of Conduct
Le disposizioni del presente Global Code of Conduct si applicano a tutti i componenti degli Organi Sociali di tutte le Società del Gruppo, il personale (dipendente e non), e tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano con DATAFLOW rapporti e relazioni, o, comunque, operano per perseguirne gli obiettivi (a mero titolo esemplificativo, fornitori, ricercatori, consulenti esterni, controparti negoziali in generale).
Organo di Controllo
Si intendono il Collegio Sindacale, la Società di Revisione e ogni altro organismo di controllo equiparato previsto dalla normativa diversa da quella nazionale, anche disgiuntamente tra loro.
Organismo deputato alla vigilanza sull’osservanza del Global Code of Conduct (c.d. «Comitato Etico»)
Organismo dotato di autonomi poteri di vigilanza e di controllo, a cui è affidata la responsabilità di vigilare sul corretto funzionamento e sull’adeguata osservanza del Global Code of Conduct. È il destinatario delle segnalazioni di violazioni del Global Code of Conduct. Con specifico riferimento a DATAFLOW, la quale ha adottato il Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. n. 231/2001, il Comitato Etico è rappresentato dall’Organismo di Vigilanza.
Segnalazione
Qualsiasi notizia avente ad oggetto presunti rilievi, irregolarità, violazioni, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Global Code of Conduct.
Sistema Disciplinare
Insieme delle misure sanzionatorie la cui applicazione è prevista in caso di violazione del Global Code of Conduct.
1. Premessa
II Gruppo DATAFLOW è una realtà internazionale che opera in una molteplicità di contesti tecnologici, istituzionali, economici, sociali, e culturali in rapida evoluzione.
La complessità delle situazioni in cui il Gruppo si trova a operare richiede di esplicitare con chiarezza l’insieme dei valori che DATAFLOW riconosce, accetta e condivide, nonché le responsabilità del Gruppo verso l’interno e verso l’esterno.
Il «Global Code of Conduct» rappresenta la «carta costituzionale» di DATAFLOW, racchiude un insieme di principi e regole di fondamentale importanza per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione di DATAFLOW, ponendo al centro dell’attenzione il rispetto delle leggi e dei regolamenti dei Paesi in cui il Gruppo opera, oltre al rispetto delle procedure e protocolli aziendali, nel convincimento che l’etica, nella conduzione degli affari, sia da perseguire quale condizione di successo dell’agire imprenditoriale.
Il presente documento trae ispirazione dai principi contenuti nelle «Linee Guida dell’OCSE destinate alle imprese multinazionali» (OECD (2024), Linee guida OCSE per le imprese multinazionali sulla condotta responsabile d’impresa, OECD Publishing, Paris), unitamente ai più aggiornati principi e standard di condotta di «impresa responsabile» riconosciuti in ambito OCSE e a livello internazionale. Il presente documento trae ispirazione anche dai principi contenuti nei Principi guida dell’ONU («UN guiding principles for business and human rights”) che si applica a “tutti gli Stati e a tutte le imprese commerciali, sia transnazionali che di altro tipo, indipendentemente dalle loro dimensioni, settore, ubicazione, proprietà e struttura”.
2. Ambito di applicazione del Global Code of Conduct
Il Global Code of Conduct si applica a qualsiasi livello dell’Organizzazione di tutte le Società del Gruppo, in qualsiasi Paese esse risiedano e/o operino. In caso di disallineamento tra i principi espressi nel Global Code of Conduct e le normative locali, si applicano le previsioni più restrittive.
Le disposizioni, i principi e i valori di riferimento del Global Code of Conduct di DATAFLOW ne rappresentano la cultura aziendale e sono vincolanti per tutti i Destinatari.
DATAFLOW attua le misure necessarie volte a verificare e monitorare la concreta attuazione del Global Code of Conduct.
L’accertata violazione di una qualsiasi norma del Global Code of Conduct adottato da DATAFLOW comporta l’applicazione delle misure previste dalla legge e/o dal sistema sanzionatorio appositamente approvato da ciascuna Società del Gruppo.
3. Principi di condotta e valori di riferimento
3.1. Principio di legalità
DATAFLOW informa la propria azione al principio di legalità, principio che impone alle Società di svolgere la propria attività nel pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti, sì che ogni manifestazione di essa sia lecita e conforme alle norme giuridiche dei Paesi di residenza e dei Paesi in cui operano le Società del Gruppo.
DATAFLOW, in relazione alla natura e alla dimensione dell’Organizzazione e al tipo di attività svolta, prevede misure idonee a garantire che l’attività di ciascuna Società sia svolta nel rispetto della legge.
Il principio di legalità vincola tutti i Destinatari del Global Code of Conduct: i soggetti che interagiscono con DATAFLOW sono tenuti a rispettare sempre, comunque ed ovunque tutte le norme giuridiche, siano esse di fonte legislativa o regolamentare, che interessano l’attività di DATAFLOW.
DATAFLOW informa al principio di legalità l’azione svolta al proprio interno, vincolando ad esso i rapporti tra superiori e sottoposti, tra sottoposti e superiori ed anche tra lavoratori di pari grado. I dipendenti devono essere a conoscenza delle leggi e dei comportamenti conseguenti; pertanto, DATAFLOW è tenuta ad informarli nel caso di incertezze sul tema.
DATAFLOW informa al principio di legalità l’azione svolta al proprio interno e all’esterno, vincolando ad esso i rapporti con ricercatori, clienti, fornitori, controparti negoziali, nazionali ed esteri, Istituzioni Pubbliche e Autorità di Vigilanza, terzi in generale.
Ciascun soggetto che interagisce con DATAFLOW è tenuto ad adoperarsi affinché il rischio di inosservanza o di violazione delle norme giuridiche sia eliminato o comunque ridotto al minimo.
Ciascun soggetto che interagisce con DATAFLOW segnala tempestivamente all’Organismo deputato alla vigilanza sull’osservanza delle disposizioni del Global Code of Conduct qualunque illecito, qualunque anomalia, qualunque incongruità, certi o anche solo supposti.
La segnalazione assume le modalità di cui al Paragrafo 6 di questo Global Code of Conduct.
3.2. Il rispetto della persona
DATAFLOW informa la propria azione al principio del rispetto della persona, dell’integrità fisica e culturale, e non accetta compromessi, anche a costo di un incremento dei costi e di vincoli per le Società.
DATAFLOW attua misure volte a garantire la sicurezza della persona. Al personale che lavora per DATAFLOW sono garantite condizioni di lavoro sicure e salubri anche attraverso l’informazione, la formazione continua e la diretta responsabilizzazione di tutti nell’applicazione delle procedure di sicurezza – che sono oggetto di pronto aggiornamento volto ad assecondare i cambiamenti organizzativi e l’evoluzione tecnica e normativa in materia – e nella costante e vigile azione preventiva.
DATAFLOW tutela e promuove il valore delle risorse umane, ne favorisce lo sviluppo personale e professionale garantendo pari opportunità, allo scopo di migliorare e accrescere il patrimonio e la complementarità delle competenze possedute. La selezione delle risorse e la crescita professionale sono motivate da criteri di competenza, merito, professionalità e aderenza ai valori del Gruppo.
DATAFLOW promuove la collaborazione effettiva delle proprie risorse e la cultura del feedback, alimenta un clima di rispetto della dignità e della reputazione di ciascuno, vietando qualsiasi comportamento violento o lesivo della dignità della persona.
DATAFLOW considera la «diversità» quale caratteristica dell’organizzazione da promuovere ed esaltare, con determinazione e coraggio, eliminando, in tutte le fasi del rapporto lavorativo, ogni possibilità di discriminazione diretta o indiretta riconducibile alle caratteristiche individuali, quali ad esempio il genere, la diversa abilità, l’età, lo stato coniugale, l’origine etnica o sociale, la fede, l’orientamento sessuale o politico.
In qualsiasi Paese si trovi a operare, DATAFLOW rifiuta lo sfruttamento del lavoro e contrasta ogni forma di reclutamento abusivo ed impiego irregolare di lavoratori o lavoratrici.
3.3. Il rispetto della libera e leale concorrenza
DATAFLOW considera la libera concorrenza un bene da tutelare e un elemento imprescindibile per qualsiasi operazione e fase della negoziazione.
DATAFLOW riconosce che la concorrenza corretta e leale incide sulla reputazione del Gruppo ed è funzionale allo sviluppo del mercato in cui opera.
In linea con la normativa Antitrust, DATAFLOW si astiene da comportamenti atti a favorire la conclusione di affari a proprio vantaggio in violazione di leggi o norme vigenti, e si impegna a rispettare sempre ogni interlocutore, compresi i concorrenti.
3.4. Rispetto dell’ambiente
DATAFLOW si impegna a rispettare la legislazione di ciascun Paese in cui risiede e/o opera in materia ambientale e attua misure preventive per evitare o quantomeno minimizzare l’impatto ambientale; in particolare:
- adotta misure atte a limitare e – se possibile – annullare l’impatto negativo dell’attività economica sull’ambiente non solo quando il rischio di eventi dannosi o pericolosi sia dimostrato, ma anche quando non sia certo se e in quale misura l’attività esponga l’ambiente a rischi;
- privilegia l’adozione di misure atte a prevenire eventuali pregiudizi all’ambiente, piuttosto che attendere il momento della riparazione di un danno ormai realizzato. In particolare, DATAFLOW promuove la sostenibilità ambientale attraverso la raccolta e lo smaltimento dei rifiuti in base ai principi di differenziazione e riciclo.
DATAFLOW programma altresì un accurato e costante monitoraggio dei progressi scientifici e dell’evoluzione normativa in materia ambientale.
3.5. Tutela della pubblica sicurezza
DATAFLOW ripudia qualsiasi iniziativa, attività e rapporti con organizzazioni finalizzate a turbare o sovvertire l’ordine democratico e il rispetto della legalità.
DATAFLOW si astiene da qualsiasi iniziativa, attività e rapporto di cui possano beneficiare, anche indirettamente, Gruppi o soggetti implicati in attività illecite, terroristiche o criminali.
DATAFLOW si astiene dall’intrattenere rapporti di qualsiasi natura, ancorché indiretti o per interposta persona, con soggetti (persone fisiche o giuridiche) che si sappia o si abbia ragione di sospettare facciano parte o svolgano in Italia o all’estero attività di supporto in qualsiasi forma a favore di organizzazioni criminose di qualsiasi natura, comprese quelle di stampo mafioso, quelle dedite al traffico di esseri umani o allo sfruttamento del lavoro minorile o al traffico delle armi, nonché di soggetti o gruppi che operino con finalità di terrorismo, tali dovendosi considerare le condotte che possano arrecare grave danno ad un Paese o ad un’organizzazione internazionale, compiute allo scopo di intimidire la popolazione o costringere i poteri pubblici o un’organizzazione internazionale a compiere o ad astenersi dal compiere un qualsiasi atto o destabilizzare o distruggere le strutture politiche fondamentali, costituzionali, economiche e sociali di un Paese o di un’organizzazione internazionale.
4. Gestione aziendale e rapporti con gli stakeholder
4.1. Correttezza e completezza dell’informazione, anche finanziaria
Veridicità, accuratezza, tracciabilità, completezza, chiarezza delle informazioni, nel rispetto della normativa vigente nonché delle procedure aziendali, nella registrazione contabile nonché in tutte le attività finalizzate alla formazione dei documenti e delle comunicazioni sociali agli stakeholder, rappresentano valori fondamentali per DATAFLOW.
La comunicazione finanziaria di DATAFLOW si caratterizza per comprensibilità, tempestività, esaustività, simmetria informativa di tutti gli investitori ed è demandata alle funzioni specificatamente autorizzate.
DATAFLOW promuove un comportamento collaborativo nelle attività di controllo legalmente attribuite ai Soci, agli altri Organi sociali, compresi gli Organi di controllo.
4.2. Gestione delle risorse finanziarie e prevenzione del riciclaggio
DATAFLOW promuove il rispetto della normativa nazionale e internazionale in materia di reati di riciclaggio, anche individuando modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire l’utilizzo del proprio sistema economico-finanziario per finalità criminose da parte dei Destinatari.
Prima dell’instaurazione di qualsiasi relazione d’affari, DATAFLOW verifica le informazioni disponibili sulla controparte, al fine di accertarne legittimità e rispettabilità e si astiene dall’intrattenere rapporti con controparti che si ritiene possano essere coinvolti in attività criminose in generale, e in attività di riciclaggio in particolare.
DATAFLOW attenziona, in particolare, i flussi finanziari che non dovessero rientrare nei processi tipici aziendali, soprattutto se si tratta di ambiti non adeguatamente procedimentalizzati e con caratteri di estemporaneità e discrezionalità.
Tutti coloro che operano per/con DATAFLOW, quale che sia il rapporto, anche temporaneo con il Gruppo, devono astenersi dal compimento di operazioni che possano in qualunque modo ostacolare l’identificazione di denaro, beni o altra utilità di provenienza illecita.
4.3. Conflitto di interessi
DATAFLOW promuove una cultura volta a evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si possa manifestare un conflitto con gli interessi del Gruppo.
I Destinatari devono astenersi da attività, atti e comportamenti incompatibili con gli obblighi connessi ai rapporti con le Società, o che possano interferire con la propria capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse delle Società e nel pieno rispetto delle norme del Global Code of Conduct.
I Destinatari devono, inoltre, astenersi dal trarre vantaggio personale da opportunità d’affari delle quali sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.
Ai Destinatari è richiesta trasparenza informativa verso DATAFLOW in merito a ogni situazione che possa costituire o determinare un conflitto di interessi, anche se attinente attività personali e familiari.
4.4. Trattamento e riservatezza delle informazioni
La tutela delle informazioni riservate è un asset fondamentale di DATAFLOW.
I Destinatari sono tenuti alla riservatezza delle informazioni in proprio possesso, adottando comportamenti attenti e responsabili volti ad evitarne l’inutile divulgazione interna e per proteggerle verso l’esterno, per finalità estranee o al di fuori dell’esercizio della propria funzione.
DATAFLOW vieta altresì espressamente la diffusione di informazione false o fuorvianti.
La condivisione con l’esterno di qualsiasi informazione e documento riservati è consentita unicamente alle persone espressamente autorizzate.
4.5. Proprietà industriale, intellettuale e diritto d’autore
I diritti di proprietà industriale e/o intellettuale su prodotti e/o conoscenze sviluppate nell’ambito lavorativo appartengono a DATAFLOW, che ne detiene il diritto allo sfruttamento nel rispetto della normativa vigente.
Allo stesso modo, DATAFLOW condanna qualsiasi forma di turbativa alla libertà dell’industria e del commercio, e non ammette nessuna forma di frode, abusiva duplicazione o riproduzione, contraffazione, usurpazione o alterazione di beni materiali e immateriali suscettibili di privativa derivante da un titolo di proprietà industriale o intellettuale proprio o di terzi.
DATAFLOW promuove il rispetto della legalità ponendo in essere misure volte a contrastare la produzione e commercializzazione di prodotti non originali.
Ciascun Destinatario è chiamato a proteggere i diritti di proprietà industriale e/o intellettuale in titolarità o in uso a DATAFLOW e a non utilizzare illecitamente beni protetti da privativa industriale e/o intellettuale.
4.6. Utilizzo di beni e materiali aziendali
Ciascun Destinatario, nella misura in cui possa essergli concretamente consentito l’utilizzo di beni o altre risorse di DATAFLOW, è tenuto a salvaguardarne il patrimonio aziendale, adottando comportamenti responsabili e coerenti con i regolamenti dedicati all’uso degli stessi.
In particolare, ciascun Destinatario è responsabile della protezione dei beni e dei materiali aziendali che gli sono assegnati nell’ambito dell’attività lavorativa, ed è tenuto a operare con diligenza in modo conforme alle direttive di DATAFLOW (incluse, per l’Europa, quelle previste all’interno dell’autorizzazione al trattamento ex art. 29 Reg. UE 2016/679 e quelle previste nei data processing agreement ex art. 28 Reg. UE 2016/679) nonché alla legge, onde evitare furti, smarrimenti, danneggiamenti, l’uso da parte di terzi non autorizzati nonché gli utilizzi illeciti/impropri, tenuto conto anche del rischio di ledere l’immagine e la reputazione del Gruppo.
DATAFLOW vieta espressamente un utilizzo dei sistemi informatici aziendali che possa rappresentare violazione delle leggi vigenti, offesa alla libertà, all’integrità e alla dignità delle persone, specialmente dei minori.
Al fine di perseguire tali obiettivi, DATAFLOW, nel rispetto della normativa vigente, anche giuslavoristica, adotta soluzioni informatiche e procedure organizzative per l’identificazione, gestione e monitoraggio di tali rischi, senza che ciò comporti un controllo a distanza dei lavoratori (es. elenco di siti o link che risultano by design bloccati al fine di impedirne la visita).
4.7. Utilizzo dei social network e rapporti con i media
DATAFLOW riconosce le opportunità legate all’utilizzo dei social media.
In considerazione dell’enorme risonanza e dell’impatto reputazionale che possono avere le informazioni, le affermazioni, le opinioni o i giudizi espressi in questi ambiti (anche attraverso la «condivisione» dei contenuti), DATAFLOW raccomanda ai Destinatari la massima attenzione nel valutare contenuti e materiali da diffondere.
In particolare, è fatto esplicito divieto ai Destinatari di diffondere informazioni, affermazioni, opinioni o giudizi che possano ingenerare l’equivoco che gli stessi non rappresentino posizioni strettamente personali, ma riconducibili a DATAFLOW, oltre che di utilizzare i social media in violazione delle leggi vigenti, o con modalità che possano arrecare offesa alla libertà, integrità e dignità delle persone, specialmente se minori.
I rapporti con i mezzi di comunicazione sono tenuti da soggetti espressamente autorizzati, e osservano i principi di verità, correttezza, trasparenza, prudenza della comunicazione.
La comunicazione esterna, inclusa quella finalizzata alla diffusione del marchio e dell’immagine di DATAFLOW, rispetta i principi etici di questo Global Code of Conduct.
4.8. Rapporti con i fornitori e controparti negoziali
I fornitori e, in generale, le controparti negoziali di DATAFLOW operano nell’osservanza della più generale normativa vigente, soprattutto con riferimento alla tutela della persona, alla salute e alla sicurezza.
DATAFLOW verifica con la massima diligenza le informazioni disponibili su tutte le controparti, al fine di accertare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare qualsiasi rapporto d’affari.
DATAFLOW monitora il mantenimento dei succitati requisiti.
La selezione è guidata da parametri obiettivi quali l’effettività, la qualità, la convenienza, il prezzo, la professionalità, la competenza, l’efficienza ed in presenza di adeguate garanzie in ordine alla correttezza del fornitore e della controparte negoziale.
DATAFLOW rifiuta rapporti di qualsiasi tipo di rapporto con controparti che ritiene possano essere coinvolte in attività criminose di qualsiasi genere, compreso il riciclaggio.
DATAFLOW non intrattiene relazioni d’affari con persone o aziende che sono state inserite dalla Pubblica Amministrazione negli elenchi dei soggetti sottoposti a embargo o restrizioni e/o di dubbia affidabilità.
DATAFLOW adotta opportuni provvedimenti qualora, nello svolgimento della propria attività con/per le Società, il fornitore o la controparte negoziale adottino comportamenti non in linea con i contenuti del Global Code of Conduct.
I fornitori e le controparti negoziali sono informati dell’esistenza del Global Code of Conduct di DATAFLOW e dei relativi impegni, a mezzo di clausole contrattuali che ne richiedono il rispetto.
4.9. Rapporti con le Istituzioni Pubbliche e le Autorità di Vigilanza
Nelle relazioni con le diverse Istituzioni Pubbliche e le Autorità di Vigilanza, DATAFLOW si relaziona con trasparenza, chiarezza, correttezza, nel rispetto della normativa vigente, in modo da non indurre interpretazioni parziali, falsate, ambigue o fuorvianti e in modo tale da non compromettere l’integrità e la reputazione delle parti coinvolte.
I rapporti con le diverse Istituzioni Pubbliche e le Autorità di Vigilanza non sono finalizzati ad ottenere utilità o vantaggi indebiti per il Gruppo e rispettano il principio di tracciabilità delle relazioni.
DATAFLOW individua le persone autorizzate a trattare con le Istituzioni Pubbliche e le Autorità di Vigilanza.
Nel contesto dei rapporti con le Istituzioni italiane ed estere, DATAFLOW si impegna a rappresentare i propri interessi e a manifestare le proprie esigenze in maniera corretta e trasparente, nel rigoroso rispetto dei principi di indipendenza ed imparzialità delle scelte della Pubblica Amministrazione ed in modo da non indurla in errore o fuorviarne le determinazioni.
È vietata la dazione di doni o altre utilità a funzionari della Pubblica Amministrazione o incaricati di pubblico servizio, nonché ai loro familiari o persone fisiche ad essi riconducibili, anche per interposta persona.
Qualora il Destinatario riceva doni o altre utilità o proposte di benefici da parte di un funzionario delle Pubblica Amministrazione, da un incaricato di pubblico servizio o dipendente delle Istituzioni e Amministrazioni Pubbliche (italiana o di Paesi esteri) deve segnalarlo senza indugio al Comitato Etico.
È fatto esplicito divieto di porre in essere comportamenti che impediscano materialmente, mediante occultamento di documenti o uso di altri mezzi fraudolenti, o che comunque ostacolino lo svolgimento delle attività di controllo da parte dei soggetti incaricati.
Non è consentito tenere una condotta ingannevole che possa indurre la Pubblica Amministrazione in errore.
4.10. Omaggi, regalie e promozioni di iniziative
Nei rapporti con i fornitori e terzi in genere, DATAFLOW fa espresso divieto di promettere/offrire/accettare denaro, regali o benefici gratuiti, anche a titolo personale, che possano essere interpretati come eccedenti le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolti ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi operazione riconducibile all’attività societaria.
Tale regola di comportamento non ammette deroghe nemmeno in quei Paesi dove offrire doni di valore a partner commerciali è ritenuto consuetudine.
Gli atti di cortesia commerciale nei confronti di terzi, così come la ricezione degli stessi, sono consentiti, purché di modico valore e, comunque, tali da non compromettere l’integrità e la reputazione e da non influenzare l’autonomia di giudizio del destinatario.
In ogni caso i Destinatari si devono astenere dal compiere pratiche non consentite dalla legge e dagli usi commerciali, compresi tutti gli atti finalizzati a pratiche corruttive di qualsiasi genere, pressioni, raccomandazioni o segnalazioni nei confronti di soggetti terzi, sia privati che pubblici.
DATAFLOW si attiene alle policy, procedure e prassi nel merito delle aziende o degli enti con i quali si hanno rapporti.
Nei rapporti con le diverse Istituzioni Pubbliche e le Autorità di Vigilanza, DATAFLOW fa esplicito divieto ai Destinatari di promettere/offrire/accettare denaro, regali o benefici gratuiti, anche a titolo personale, nella conduzione di qualsiasi operazione riconducibile all’attività societaria.
4.11. Sponsorizzazione e donazioni
DATAFLOW intraprende iniziative di sponsorizzazione di attività in linea con la mission aziendale e con i principi del Global Code of Conduct.
DATAFLOW indirizza le donazioni a beneficiari le cui finalità non siano in contrasto con i principi del Global Code of Conduct, garantendo la trasparenza nelle decisioni e la tracciabilità delle operazioni. Le donazioni e le sponsorizzazioni non dovranno essere volte ad ottenere indebiti vantaggi da soggetti direttamente o indirettamente collegati ai loro beneficiari.
DATAFLOW vieta espressamente contributi a partiti politici o loro rappresentanti.
4.12. Tutela della privacy
DATAFLOW promuove e attua il trattamento delle informazioni personali in modo lecito e corretto, secondo i termini previsti dalla normativa nazionale e internazionale, evitando utilizzi impropri o non autorizzati, a tutela della dignità, dell’immagine e della riservatezza di ogni soggetto, sia esso interno o esterno al Gruppo.
5. Sistema disciplinare
Il rispetto del Global Code of Conduct è parte integrante delle condizioni che regolano i rapporti di lavoro e ogni violazione al presente Codice rappresenta – a seconda del rapporto giuridico instaurato con le Società del Gruppo – un illecito di natura disciplinare (con riferimento ai lavoratori utilizzati sulla base di un rapporto giuslavoristico), la violazione di un mandato fiduciario (con riferimento agli esponenti degli organi sociali) o la violazione di obblighi contrattuali (per gli altri Destinatari, l’osservanza del Global Code of Conduct costituisce presupposto essenziale per instaurare e/o proseguire il rapporto professionale/collaborativo con DATAFLOW).
Ciascuna Società del Gruppo applica specifiche misure sanzionatorie approvate dal Board, in linea con la normativa nazionale di riferimento.
6. Segnalazioni di violazioni e di condotte illecite
Qualora si venga a conoscenza – in ragione delle funzioni svolte – di irregolarità, violazioni, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Global Code of Conduct alla cui osservanza i Destinatari sono tenuti, è possibile effettuarne la segnalazione al Comitato Etico di riferimento, utilizzando i canali all’uopo predisposti.
Viene assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione e garantita la massima tutela al fine di evitare atteggiamenti ritorsivi o qualsiasi forma di discriminazione o penalizzazione nei confronti di colui che effettua la segnalazione. Le misure di protezione vengono estese a seconda della vigente normativa di riferimento.
La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dalla legge.
Se la segnalazione è stata presentata in buona fede, DATAFLOW non applicherà sanzioni nei confronti di chi segnala nel caso in cui, a seguito di un’indagine, la denuncia risulti infondata. Tuttavia, saranno applicate sanzioni disciplinari in caso di segnalazioni deliberatamente calunniose o diffamatorie.
7. Disposizioni finali
Il Global Code of Conduct è approvato dal Board di ciascuna delle Società del Gruppo ed entra in vigore a seguito della sua diffusione.
Il Global Code of Conduct è tempestivamente aggiornato quando intervengono mutamenti nel sistema normativo, a seguito dell’evoluzione della sensibilità civile o altro. Ogni versione successiva alla presente dovrà essere approvata dal Board e diffusa a tutti i Destinatari.
Questo Global Code of Conduct può essere integrato da Regole di comportamento approvate dal Board della Società che le predispone. Resta inteso che dette Regole di comportamento non possono contrastare con il contenuto di questo Global Code of Conduct.
DATAFLOW assicura un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione continua sulle problematiche attinenti il Global Code of Conduct.
Per qualsiasi necessità di chiarimenti circa l’applicazione del Global Code of Conduct, è possibile rivolgersi al Responsabile HR di riferimento.
